Welke persoongegevens verzamelt BREEDBEELD, waarom en op welke grond?
BREEDBEELD verzamelt enkel die gegevens die noodzakelijk zijn voor hetgene waarop de gebruiker intekent. Welke gegevens dat zijn, is afhankelijk van de aard en het doel van dat contact. We gebruiken de verzamelde gegevens uiteraard alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Extra gegevens worden enkel verzameld om een beeld te krijgen van het doelpubliek, ter analyse en voor rapportering naar de overheid. Wij verzamelen gegevens voor volgende doeleinden:
Voor onze nieuwsbrief vragen we enkel je e-mailadres, dat volstaat om je verder op de hoogte te houden over ons aanbod, onze eigen activiteiten en die waarin we partner zijn. Dat doen we op basis van jouw toestemming. Je kan dus in- en uitschrijven wanneer je wil.
Voor deelname aan activiteiten vragen we naast je e-mailadres ook je naam om je inschrijving te kunnen verwerken. Via e-mail houden we je op de hoogte van de activiteit en een volgende editie. Wanneer dit nuttig is voor de aard van de activiteit (bv. een portfoliodag met een planning) kunnen we ook om een gsm-nummer vragen. De betalingsgegevens nemen we op in onze boekhouding. Deze gegevens verzamelen we om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Daarnaast vragen we ook jouw leeftijd, geslacht en postcode. We doen dit om zo per activiteit, per type activiteit en per discipline ons doelpubliek in kaart te kunnen brengen, om hierover te kunnen rapporteren aan de overheid en om zelf ook te kunnen bijschaven in onze activiteiten. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor analyse en rapportering en worden in geen enkel geval gedeeld met derden.
Voor aankopen (magazine, legitimatiekaart, sabam-regeling,…) of ontleningen (fotokaders, beamers,…) vragen we de gegevens die noodzakelijk zijn om de overeenkomst te kunnen nakomen, zoals je naam, adres, betalingsgegevens en eventueel de naam van je groep voor de legitimatiekaart. Bij leveringen kunnen we ook een gsm-nummer vragen. De betalingsgegevens nemen we ook op in onze boekhouding. Deze gegevens verzamelen we om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. We informeren je verder via e-mail over het gekochte product en gelijkaardige producten.
Van aangesloten groepen verzamelen wij de naam, roepnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, factuurnaam, factuuradres, factuur e-mail, rekeningnummer, discipline, provincie en type (VZW of FV) van de groep, alsook de naam, geboortedatum, geslacht, land, e-mailadres en adres van de leden van de groep, en voor de clubverantwoordelijke bijkomend het telefoonnummer. Zo kunnen we makkelijk met de groepen communiceren, hun aansluiting verwerken (betaling, verzekering), hen promoten op onze website en kunnen we de leden opgeven voor de verzekering. De betalingsgegevens nemen we ook op in onze boekhouding. Deze gegevens verwerken we om de overeenkomst te kunnen uitvoeren.
Van lesgevers die op onze lesgeverslijst voor groepen staan, verwerken we hun naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en rekeningnummer. De contactgegevens stellen we ook ter beschikking via onze website. Zo kunnen we lesgevers met groepen in contact brengen voor begeleidingen. We doen dit op basis van de toestemming van de lesgevers.
Hoe lang houdt BREEDBEELD jouw gegevens bij?
Alle gegevens van deelnemers aan activiteiten en klanten, alsook ingezonden beelden en films bij wedstrijden, houden we bij tot het einde van het volgende kalenderjaar. Als je deelneemt aan een activiteit in mei 20XX, worden deze dus gewist eind december 20XX+1. Hetzelfde geld voor CV's en brieven van sollicitanten bij vacatures. Wanneer je een bepaalde dienst opzegt of als groep je lidmaatschap opzegt, worden je gegevens op eenzelfde manier gewist. Er zijn enkele uitzonderingen. Cuesheets van sabam houden we, als dienst naar de aanvrager, twee jaar bij. Documenten in de boekhouding bewaren we zolang dit wettelijk vereist wordt. Voor de meeste documenten is dit tien jaar, in te gaan na afsluiting van het boekingsjaar.
Geeft BREEDBEELD jouw gegevens door aan derden?
BREEDBEELD zal jouw persoonsgegevens nooit zomaar doorgeven aan sponsors of partners. Moesten we dat om een of andere reden wel willen doen, zullen we daar jouw uitdrukkelijke toestemming voor vragen. BREEDBEELD werkt wel samen met derden om de verwerking van gegevens mogelijk te maken, zoals webhosting, nieuwsbrieven, online deelnameformulieren en IT-infrastructuur. Voor de boekhouding werken we eveneens samen met een extern kantoor. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst die de veiligheid van jullie persoonsgegevens waarborgt. Zelf verwerken we onze persoonsgegevens in statistieken om de Vlaamse overheid te informeren over onze werking. We doen dit steeds op basis van anonieme cijfers. We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten de Europese Unie.
Wat is het cookie-beleid van BREEDBEELD?
Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van een website wordt meegestuurd en door jouw browser op de harde schrijf van jouw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. Zo hoef je bijvoorbeeld je e-mailadres niet telkens opnieuw in te typen. BREEDBEELD gebruikt zelf enkel cookies om via Google Analytics het gebruik van onze website te analyseren, nooit gebruiken we daarvoor persoonlijke informatie. Meer info over cookies en het verwijderen van cookie-bestanden op je eigen computer vind je op aboutcookies.org.
Wat doet BREEDBEELD om jouw gegevens te beschermen?
BREEDBEELD slaat jouw persoonsgegevens op onze server op. Deze is beveiligd met een paswoord en is enkel toegankelijk voor het BREEDBEELD-personeel en, in enkele gevallen, ook door een tijdelijke werkkracht, stagiair of vrijwilliger. We maken dagelijks ook back-ups van deze gegevens op een externe harde schijf, zodat we jouw gegevens terug kunnen aanvullen bij een defect of een storing. Van de boekhouding hebben we naast digitale documenten ook prints op papier. Die verlaten het kantoor enkel om naar de boekhouder te gaan. Ons kantoor is, wanneer niemand aanwezig is, beveiligd met een alarm.
Wat zijn jouw rechten over je gegevens?
Als betrokkene heb je altijd het recht de persoonsgegevens die we van jou ontvingen in te kijken, ze te verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, ze te laten verwijderen, de verwerking ervan te laten beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking ervan. Stuur daarvoor een mailtje naar wouter@breedbeeld.org. We vragen dan om ook een kopie van je identiteitskaart mee te sturen, zodat we jouw identiteit kunnen verzekeren. Je hebt ook het recht je gegevens te laten overdragen naar jezelf of direct naar een derde partij.
Als je het niet eens bent met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken, kan je een klacht indienen bij de Privacy Commissie, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel of commission@privacycommission.be (www.privacycommission.be).
Wijziging privacyverklaring
BREEDBEELD vzw heeft het recht om zijn privacyverklaring aan te passen. Deze wijzigingen zullen verschijnen op onze website.