Hoe pak ik de zakelijke en administratieve kant van een verkoop aan?

1. Deze verkoop is een uitzonderlijke situatie

In het geval dat het de eerste keer is dat je een werk verkoopt en dat je niet meteen de ambitie hebt om daar verder op in te zetten, dan bestaat er zoiets als occasionele inkomsten. Je kan dit bruto bedrag dan ingeven op jouw belastingsfiche in vak 1200, onder de ‘diverse inkomsten’. Hier betaal je 33% belasting op. Je kan hier enkel inkomsten onderbrengen die niets te maken hebben met jouw beroep. Als professioneel fotograaf mag je dus geen foto verkopen via occasionele inkomsten, ook al gaat het om een beeld dat je als vrij werk gemaakt hebt.

Via dit systeem kan je geen factuur opmaken – daarvoor moet je zelfstandige zijn – maar zorg wel dat je bij de verkoop de overeenkomst ook op papier zet met je koper, moest de fiscus daarnaar vragen. Op hoe je zo’n contract opstelt, daar komen we in punt 3 nog op terug.

Dit systeem van occasionele inkomsten bied je kortom een oplossing voor wanneer een verkoop eens één of twee keer voorkomt. Occasionele inkomsten moeten echter ‘occasioneel’ blijven en mogen geen terugkerende bron van inkomsten zijn. Wanneer je dit jaarlijks zou doen en zo structureel inkomsten begint te verkrijgen via de verkoop van werken, bekijkt de overheid dat niet langer als occasioneel. Terugkerende inkomsten wordt immers anders belast. Mogelijk moet je dan een boete betalen. Ben je dus van plan om met een zekere regelmaat werk te verkopen of merk je dat je meer verkoopt dan verwacht? Dan is het verstandig om naar andere opties te kijken.

Een werk verkopen via de amateurkunstenvergoeding (AKV) kan niet.

2. Ik wil vaker werk verkopen

Ik ben geen zelfstandige

Als je geen zelfstandige bent, maar af en toe werk wilt verkopen, kan dat niet langer via occasionele inkomsten. Een goede tussenoptie kan zijn dat je voor de verkoop via een sociaal bureau voor kunstenaars (SBK) werkt, zoals Amplo, of via een coöperatieve als Smart. Zij treden daarbij op als tussenpersoon. Via hen kan je facturen opmaken voor opdrachten, maar ook voor de verkoop van een werk. Zij volgen de betaling op bij jouw klant en betalen jou vervolgens uit als traditionele werknemer. Dat wil zeggen dat hoeveel je belast wordt op het bedrag finaal ook afhankelijk is van jouw totale inkomsten op jaarbasis. Het percentage kan daardoor sterk variëren, maar reken in de meeste gevallen op iets tussen de 30% en 50%. Je kan ook een aantal kosten ingeven.

Werken via een SBK kan ook een veilige opstap zijn om te kijken of je voldoende opdrachten krijgt om dan later de stap naar zelfstandige in hoofd- of bijberoep te zetten. Als je al inkomsten kan voorleggen is het bovendien makkelijker om een kunstwerkattest te krijgen, waardoor je als zelfstandig kunstenaar een aantal extra voordelen krijgt.

Ik ben zelfstandige in hoofd- of bijberoep

Als zelfstandige kan je zelf een factuur opmaken voor de verkoop van jouw werk en ben je zelf ook verantwoordelijk voor het administratieve proces. De belasting die je daarop betaalt is afhankelijk van je totale inkomsten en werkt in schijven. Als zelfstandige kan je ook makkelijker uitgaven afschrijven, waardoor je belastbare bedrag gewoonlijk lager zal uitkomen dan wanneer je via een SBK zou werken.

Ben je zelfstandig kunstenaar of wil je dat worden, kijk dan zeker of je in aanmerking komt voor het kunstwerkattest. 

3. Welke afspraken moet ik maken bij een verkoop?

Om het met een dooddoener te zeggen: goede afspraken maken goede vrienden. Zorg daarom dat jouw verkoopovereenkomst goed in elkaar zit. Wat moet er in zo’n overeenkomst staan? Zorg voor een goede beschrijving van het werk, de print, het formaat en de afwerking. Voeg ook een foto toe, vermeld de prijs, eventueel de BTW (bij verkoop via occasionele inkomsten is dit niet van toepassing) en maak duidelijke afspraken rond de overdracht van het werk. Let erop om mogelijke leveringskosten ofwel in te calculeren in je prijs ofwel duidelijk op papier te zetten wie deze kosten betaalt om discussie te vermijden. We raden aan om de voorbeeld verkoopovereenkomst van Cultuurloket te gebruiken, dan weet je dat je helemaal goed zit.

Bij de verkoopovereenkomst voeg je best ook een certificaat van echtheid toe. Daarmee verzeker jij de koper van de authenticiteit van het werk. Je vermeldt er zaken als de titel, het jaar dat het werk gemaakt is en afmetingen en dergelijke. Als fotograaf vermeld je hier ook de oplage die er geprint is van dit werk. Nadien moet je je als fotograaf ook aan deze oplage houden. Je mag geen werk verkopen als één uit een oplage van vijf prints en er vervolgens vijf extra printen. Dan heb je jouw koper eigenlijk opgelicht. Een werk met een oplage van tien stuks is namelijk minder uniek. Cultuurloket biedt dit model aan als voorbeeld voor een certificaat van echtheid.

Daarnaast is er nog de vraag wat de koper nadien met jouw werk mag doen. Het is goed om ook daar afspraken over te maken in je verkoopovereenkomst. In het artikel over auteursrechten en verkoop gaan we daar dieper op in.